Zowel volgens het oude vennootschapsrecht (art. 233-237 W.Venn) als het nieuwe (art. 5:23-5:29 WVV), moet in bv(ba) een register bijgehouden worden van de aandelen. Voor eventuele schade die het gevolg is van het niet (correct) bijhouden van dit register kunt u als zaakvoerder/bestuurder aansprakelijk gesteld worden.
Volgens het ‘oude’ vennootschapsrecht moet het aandelenregister de vorm aannemen van een papieren boek dat op de zetel van de vennootschap bijgehouden moet worden. Een aandelenregister in elektronische vorm is enkel mogelijk in een nv (art 463, lid 2 W.Venn.), niet in een bvba. De hervorming van het vennootschapsrecht heeft dit verschil echter afgeschaft. Er staat nu zwart op wit in de wet dat ook het bestuursorgaan van een bv(ba) mag beslissen om het register aan te houden in elektronische vorm (art 5:24 WVV).
Tip. Een elektronisch register wordt niet verplicht. Als u om de een of andere reden toch liever het papieren register behoudt, dan mag u dat.
Wilt u uw papieren register vervangen door een elektronisch exemplaar, dan kunt u daarvoor een applicatie gebruiken die ontwikkeld is dooor het instituut van Accountants en Belastingconsulten (IAB) en de Federatie van het Notariaat (Fednot). Zo ben u zeker dat uw register wettelijk in orde is, correct bijgehouden wordt en niet verloren gaat.
Tip 1. Een extra voordeel is dat u wijzingen van de informatie in het register, als u dat wilt tenminste, kunt laten doorgeven aan het UBO-register, zodat u zich over het laatste niet meer hoeft te bekommeren.
Tip 2. In eStox kunnen ook andere effecten dan aandelen bijgehouden worden, bv. Obligaties of inschrijvingsrechten.
U wacht het best met de omschakeling tot u de statuten van uw vennootschap laat aanpassen aan het nieuwe wetboek vennootschapsrecht. U moet daarvoor toch naar de notaris, dus dan kunt u bij die gelegenheid in één moeite door ook dit regelen.